为实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化, 提高教学档案的质量和科学管理水平，充分发挥教学档案在学院教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，依据教育部关于教学及教学档案管理的要求及国家《档案法》等其它有关法规，结合我院实际，制定本规定。

一、总则

教学档案是在教学管理和教学实践活动中直接积累形成的具有保存价值的文件、图表、声像载体等材料的集合体。

教学档案的建设是衡量高等学校教学管理水平和教学质量的重要指标之一，是学校档案的主体、核心和重点内容。

教学档案工作是教学管理的重要组成部分，必须纳入教学工作计划、教学管理制度和各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的依据之一，并做到“四同步”，即：下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与教学文件材料形成积累情况同步；评审鉴定教学质量、教材、教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业分配、上报评审材料、奖励、教师考核晋升与相关资料归档证明同步。

归档的教学档案必须能够反映教学管理和教学实践活动的全过程, 保证教学档案具有完整性、准确性和系统性特点，包括具有保存价值的文字、图表、实物、影像等资料。

归档的教学文件材料必须遵循其自然形成的规律，保持有机联系，具有教学管理和教学实践活动的成套性特点。

教学档案实行集中统一管理，确保其完整、准确、系统和安全，便于开发利用，充分发挥教学档案的作用。

教学档案的归档，应从学院的实际需要出发，根据教学档案的现实和历史作用及其利用的广泛性、社会性，准确地确定教学档案的保存和保管期限，保证教学档案的完整、准确、系统。

努力实现教学档案从经验管理向科学管理转变，逐步实现现代化管理。

二、收集与归档流程

1.形成积累

兼职档案员应自觉根据学院新学年的工作计划安排及管理部门的要求，开始新一年形成积累教学文件材料的工作，并按规定进行整理和提交。

凡在教学管理和德、智、体教学实践所有环节活动过程中形成的，并有保存价值的不同载体的文件材料, 都必须收集齐全，分类积存，整理立卷，按规定管理和移交。

归档的教学材料必须有参考价值和凭证作用；必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系；保证完整、系统、准确。

任课老师认为具保存价值的作业和论文，可推荐到系档案室保存。

教学管理部门发放各种统一的教学文件材料表格、学籍登记表(卡)等。

归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一，签字手续完备。

除本规定列出的资料，学院还可根据需要，保存其他资料。

2.整理组卷

兼职档案员负责将积累的教学文件材料整理立卷归档后向学院综合档案室移交。

根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的材料组成一卷，同一内容的材料数量多时可分别组成若干卷，每卷一般不超过200页。也可以根据材料的内在联系，对问题单一、材料较少者合组成一卷(盒)。

卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。

卷内材料一律拆除金属物，以右侧、底边为齐，左侧装订。对破损的材料应进行修补。

学生学籍档案以件为单位，逐件加盖件号章，装入卷盒。

各种材料大小均为A4纸，文中密不可分的插图、图件按此规格折叠或贴入文字材料内。

按顺序编排页号，无论单面或双面只要有文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。不装订的以件为单位，并在右上角加盖件号，按顺序填上件号。

不宜折叠的非标准规格材料和其他载体材料由专柜保管，填写与文字材料一致的卷(盒)编号。

属专项档案并归于其他类档案的材料，应在教学建档的相应卷(盒)内注明去向或复印归档。

建档材料应加制封面，注明标题、责任者、编制时间、保管期限及归档单位,标题要简短、准确。卷(盒)上应标注编号，完整填写相应的栏目。卷(盒)内要建立材料目录及备考表，以便查找。

打印件的建档材料需附有与之内容相符的电子文档，以便永久保存和利用

归档的教学材料必须字迹工整（严禁圆珠笔、复写字迹），格式统一，签字盖章手续完备。

3.归档验收

由归档人员填写归档说明书。

移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整齐全，排列、书写是否符合要求、标题是否确切；凡不符合要求者，接受人应拒绝接收，并限期改正补交。

移交时双方填写移交目录。移交目录一式二份，各执一份。

教学综合管理文件材料于翌年3月31日前归档。其他各类文件材料均在当年寒假前一次性归档。特殊情况按管理部门的规定执行。

各教研室、部门对查阅频繁的资料在上交时请自留一份，以方便利用。

三、教学档案的管理

学院综合档案室负责教学档案的接收、分类、整理、登记和提供利用。

教学档案保管期限分为永久、长期和短期。保管期限从材料归档之日算起。具体范围见附件。

保管期限和保密期限已满的教学档案经鉴定小组鉴定，做出处理决定。

教学档案的补充和修改。各教研室、部门可随时将补充收集到的档案材料整理后，向学院综合档案室补充归档；凡已归档的文件材料需要修改时，必须经所在部门主管领导批准，未经批准，不得修改任何文件材料。修改稿经主管领导签字后附在原被修改材料后面存档；原被修改材料不得撤出。

四、教学档案工作岗位责任

1.学院主管教学领导的职责

组织学习贯彻《档案法》及有关法规、政策，把教学档案工作列入学院工作计划；审批档案工作的相关计划和报告，保障档案工作的正常进行。

定期检查档案工作的进行情况，研究解决存在的实际问题并做出决策性的指示。

2.学院档案室的职责

按照《档案法》的规定进行教学档案的分类、立卷、归档、编目、检索、提供、安全保管等工作。

会同教学管理部门对教学档案的形成、分类、立卷、归档等工作进行指导、监督和检查，制定有关规范，确定发展规划和计划，并召开工作会议，交流经验，进行业务培训和评比奖励。

3.教学管理部门的职责

负责组织教师及有关人员认真执行学院的各项规章制度，保证档案工作各项任务的完成；指定专人兼职教学档案管理工作并提出具体要求，提供教学档案保存的场所、设备等必要条件；加强与学院综合档案室联系，共同做好业务指导、监督和检查工作，保证教学档案质量。

4.兼职档案员的职责

做好本部门教学文件材料的形成和积累工作；督促有关人员按时上交教学档案材料；将收集、积累的文件材料整理组卷装订，做到组卷合理整齐、编目清楚、标题准确、装订整齐，并按质、按量、按时、按学院综合档案室规定办理移交；做好暂时存放在本部门的教学档案的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。

5.教研室的职责

负责收集本教研室的各种教学文件、纪录、试卷、论文(设计)等材料，完整填写相应信息，向兼职档案员移交。督促本教研室教师向兼职档案员归档移交各种教学业务档案。

五、附则

本规定由马克思主义学院负责解释。